ถ้าหากคุณเป็นแขกไปเยี่ยมสำนักงานอื่น ควรปฏิบัติตัวอย่างสุภาพเช่นเดียวกับคุณไปเยี่ยมเยือนบ้านเพื่อนหรือใน ทางกลับกัน เมื่อคุณต้องต้อนรับผู้อื่นในออฟฟิศตนเอง ควรทำด้วยความมีอัธยาศัยเหมือนกับเป็นเจ้าของบ้านนั่นก็คือก็คือ ต้องแต่งตัวอย่างเหมาะสม ตรงเวลา และสุภาพ
เมื่อคุณเป็นแขก
ต้องตรงต่อเวลาทุกครั้ง (ในกรณีฉุกเฉินต้องโทรศัพท์ แจ้งผู้ที่เรานัดให้ทราบล่วงหน้า) ตามปกติ คนทำงานมักมีนัดหมายอื่นๆ อีก ดังนั้น ย่อมต้องการเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด เมื่อไปถึงสถานที่ให้แสดงนามบัตร พร้อมแนะนำตัว ชื่อ และบริษัทที่ทำงานแก่พนักงานต้อนรับด้านหน้าพร้อมกับแจ้งความประสงค์ ถ้าหากผู้ที่ต้องการพบยังไม่ว่าง และพนักงานต้อนรับเชื้อเชิญคุณนั่งคุณอาจวางกระเป๋าเอกสารไว้บนพื้นหรือบน ตัก แล้วอ่านหนังสือหรือจดโน๊ตรอก็ได้ ข้อสำคัญ จงอย่าไปยุ่มย่ามกับงานของพนักงานต้อนรับ หรือหยิบเอกสารผู้อื่นมาดู เมื่อได้เข้าไปพบกับบุคคลเป้าหมายแล้ว อย่าลืมทักทายด้วยการกล่าว "สวัสดี" ก่อน พร้อมทั้งแนะนำตัวด้วย ถ้าหากว่าพนักงานต้อนรับสักครู่ไม่ได้แนะนำไว้ ในกรณีกลับกัน หากคุณมีแขกมาเยือนถึงที่ทำงาน และมีโทรศัพท์ถึงคุณ คุณน่าจะต่อโทรศัพท์กลับทีหลังดีกว่า ทว่าถ้าเป็นเรื่องสำคัญ ก็ขอโทษและรีบสรุปการเจรจาโดยเร็ว เช่นเดียวกับเวลาที่คุณไปพบคนอื่นแล้วมีโทรศัพท์เข้าคุณควรเสนอตัวออกไปรอ ข้างนอกชั่วขณะ การเข้าพบใดๆ ไม่ควรอยู่นาน และขากลับอย่าลืมขอบคุณพนักงานต้อนรับด้วย
เมื่อคุณเป็นผู้ที่แขกต้องการพบ
ไม่ควรปล่อยให้เขารอนานเกินความจำเป็น แนะนำตนเองในกรณีที่เขายังไม่รู้จัก หรือหากคุณยังไม่พร้อมที่จะให้เข้าพบก็ควรเชิญไปที่ห้องรับแขก ซึ่งเพียบพร้อมด้วยหนังสือพิมพ์ วารสาร และที่เขี่ยบุหรี่ตามห้องรับแขกใหญ่ๆ ในต่างประเทศ จะไม่มีการเสิร์ฟเครื่องดื่ม ยกเว้นแต่จะมีเครื่องชงกาแฟ ทว่าในเมืองไทยผู้ที่มาเยือนมักได้รับการเสนอว่าต้องการเครื่องดื่มอะไร ชา กาแฟ หรือน้ำเย็น ผู้ทำหน้าที่เป็นเลขาฯหรือมีหน้าที่ในการคัดเลือกบุคคลภายนอกที่ต้องการพบ พนักงานระดับสูงในบริษัทนั้นบางทีอาจพบว่าแขกที่มาไม่ได้เปิดเผยตนเอง ก็จงถามชื่อและประเภทธุรกิจของเขา หรือในกรณีที่เจ้านายยังวุ่นอยู่กับงานก็ควรนัดหมายเสียใหม่จะเหมาะสมกว่า หากเจ้านายไม่อยากพบหน้า คุณต้องหาวิธีหลีกเลี่ยงอย่างมิให้เสียน้ำใจต่อผู้มาเยือนและภาพพจน์ของเจ้า นาย เช่น คุณอาจแจ้งต่อเขาว่า ช่วงนี้เจ้านายคุณคิวเต็มเหยียด ทั้งเรื่องงานและกำหนดนัดหมายอื่นๆ ในกรณีที่แขกมาเยือนเยิ่นเย้อ จะมีผลกระทบต่อนัดหมายอื่นหรืองานประจำ เลขานุการ หรือพนักงานต้อนรับควรเคาะประตูเข้าไปบอก ว่าถึงเวลาอีกนัดหนึ่งแล้ว เท่ากับแจ้งเป็นนัยๆต่อแขกว่าถึงเวลาต้องกลับเสียที
ปัญหาอันเนื่องมาจากแขกผู้มาเยือน จริงๆ แล้วโอกาสที่เกิดขึ้นคงไม่บ่อยนัก แต่ก็เป็นได้ เมื่อแขกไม่ได้ดังความประสงค์อาจเกิดอารมณ์โกรธและเอะอะขึ้น ถ้าบริษัทจ้างยามหรือหน่วยรักษาความปลอดภัย ก็จงแจ้งขอความช่วยเหลือจากเขา หรือหากไม่มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย คุณต้องร้องขอให้บุคคลที่ 3 มาร่วมในเหตุการณ์ เพื่อเป็นประจักษ์พยานป้องกันแขก มิให้นำเรื่องราวไปบิดเบือน จนกลายเป็นความเสื่อมเสียต่อทั้งคุณและบริษัท
ขอบคุณที่มา กระทรวงวัฒนธรรม
อ้างข้อความนี้
Bookmarks